FAQ


Heb je een vraag over Easy2Meet? Bekijk hier of je het antwoord kunt vinden. Zo niet? neem dan contact op via ons contactformulier.

 

 

 

Is Easy2Meet geschikt voor Office 365? 

Easy2Meet is volledig ontworpen op basis van Office 365. Daarmee is Easy2Meet altijd volledig up-to-date met de laatste versie binnen Microsoft. 

 


   

Waar en op welke manieren kan ik vergaderstukken toevoegen aan de vergadering? 

Je kunt per agendapunt stukken toevoegen. Dit kan op twee manieren: Vanaf een locatie binnen jouw SharePoint-omgeving, OneDrive of vanaf jouw eigen computer. Of dit nu een Word-, Excel-, of PowerPoint bestand is, maakt niet uit. Alle bestanden worden automatisch omgezet naar PDF. 

 

 

  

Tip: Wil je dat bepaalde stukken niet toegankelijk zijn voor iedereen? Regel per vergaderstuk de rechten door op het slotje te klikken wanneer uw vergaderstuk is geüpload. 

Tip: Wil je een e-mailbericht toevoegen aan de vergadering? Dat kan! Sla de email tijdelijk op en upload deze vervolgens bij uw agendapunt.

 


  

Hoe zorg ik ervoor dat bepaalde vergaderstukken niet voor iedereen toegankelijk zijn? 

Je kunt per vergaderstuk de rechten verlenen aan de vergaderdeelnemers. Dit doe je door op het slotje te klikken dat bij het vergaderstuk weergegeven wordt.

 

  


 

Waar worden mijn vergaderstukken opgeslagen? 

Al de vergaderstukken worden veilig binnen de SharePoint-omgeving opgeslagen van jouw organisatie. Per vergadering wordt een documentenset aangemaakt waarin de vergaderstukken aanwezig zijn als PDF-bestand.

 

  

 


  

Kan ik documenten vanaf een SharePoint-locatie toevoegen? 

Wanneer je een vergaderstuk toevoegt vanaf een SharePoint-locatie, wordt het document gekopieerd naar de vergadering en tevens omgezet naar PDF. Op deze manier kunnen deelnemers tijdens de vergadering annotaties maken.

   


Extra: 
Het bronbestand van jouw vergaderstuk blijft onveranderd op de SharePoint-locatie staan. Mocht je inhoudelijke aanpassingen willen doen aan het stuk, dien je dat in het bronbestand te doen. Vervolgens kun je de nieuwe versie van het vergaderstuk publiceren. Met behulp van versiebeheer blijven de oude versies bewaard. 

 



Heb ik nog geprinte vergaderstukken nodig tijdens de vergadering? 

Easy2Meet zet in op volledig papierloos vergaderen. Binnen Easy2Meet kun je al de documenten veilig uploaden. Daarbij kunnen de vergaderdeelnemers annotaties maken op de vergaderstukken.

 


  
Heb ik altijd de laatste versie beschikbaar van mijn vergaderstukken? 

Alle stukken worden opgeslagen binnen de SharePoint-omgeving van jouw organisatie. Het bronbestand van jouw vergaderstuk blijft onveranderd op de SharePoint-locatie staan. Mocht je inhoudelijke aanpassingen willen doen aan het stuk, dien je dat in het bronbestand te doen. Vervolgens kun je de nieuwe versie van het vergaderstuk publiceren. Met behulp van versiebeheer blijven de oude versies bewaard. 

   

 


 

Kan ik externe deelnemers toevoegen aan mijn vergadering? 

Je kunt - naast deelnemers binnen uw organisatie - ook externe deelnemers toevoegen aan de vergadering door het e-mailadres te gebruiken van de externe deelnemer. De deelnemer krijgt vervolgens een uitnodiging per email met daarin automatisch gegenereerde inloggegevens. 

 


  

Kan ik deelnemers toevoegen nadat ik een vergadering heb aangemaakt? 

Je kunt deelnemers toevoegen tijdens het aanmaken van een vergadering, maar ook op een later moment. Wanneer de vergadering is aangemaakt kun je gebruikers (zowel intern als extern) toevoegen door naar de beheer-pagina te gaan van de vergadering. 

 


 

Hoe gaat Easy2Meet om met de rechten binnen SharePoint? 

Als je bijdrage/bewerkrechten hebt op de SharePoint-site waarop Easy2Meet geïnstalleerd staat, dan ben je gemachtigd om volledig gebruik te maken van Easy2Meet. Als je leesrechten hebt op de SharePoint-site dan kun je geen gebruik maken van de organizer. De vergaderdeelnemers hebben alleen toegang via de deelnemers app tot de vergaderingen waar zij voor uitgenodigd zijn. 

 


 

Kan ik ook groepen toevoegen aan mijn vergadering? 

Binnen Easy2Meet kun je vergadergroepen samenstellen die kunt toevoegen aan vergaderingen. Daarnaast kun je ook gebruik maken van de Office 365 groepen en overige groepen die bekend zijn binnen Active Directory ((Azure) AD).

  

Tip: Voeg een groep toe aan de vergadertype zodat je de deelnemers - die altijd aanwezig zijn bij deze specifieke vergadertype - niet telkens apart hoeft toe te voegen. 

 


 

Wat is een vergadertype? 

Een vergadertype is een sjabloon dat standaard agendapunten, deelnemers(-groepen), locatie en organisator bevat. Een vergadertype gebruik je wanneer je terugkerende vergaderingen belegt (bijvoorbeeld een RvC, MT, Marketing of Teamoverleg).

Tip: Maak zoveel mogelijk gebruik van vergadertypes. Dit is handig om het overzicht te houden in al jouw belegde vergaderingen door filters toe te passen op onder andere het vergadertype. Hiermee zie je al jouw vergaderingen met dit vergadertype netjes weergegeven. Daarnaast is het dan voor vergaderdeelnemers mogelijk per vergadertype taken, besluiten en notulen te filteren. 

 


 

Hoe voeg ik annotaties of opmerkingen toe aan mijn vergaderstukken? 

Je kunt als vergaderdeelnemer binnen de vergadering vergaderstukken openen en daarop annotaties en/of opmerkingen toevoegen. Daarbij kun je per annotatie aangeven of je deze alleen toegankelijk voor jezelf wilt houden of wilt delen met andere vergaderdeelnemers.

Tip: Wil je nog bekijken wat je in een ander vergaderstuk heeft opgemerkt? Schakel snel tussen stukken door de agenda-weergave te openen.  

 


 

Hoe voeg ik taken en besluiten toe aan mijn vergadering(en)? 

Het is mogelijk om per agendapunt taken en besluiten aan te maken. Taken kunnen worden toegewezen aan specifieke deelnemers en besluiten worden voorzien van een besluitdatum.

Tip: Gebruik de taken- of besluitenlijst om overzicht te krijgen van alle openstaande taken of genomen besluiten. Hierbinnen kun je vervolgens filters toevoegen en eventueel exporteren naar Excel.  

 


 

Hoe kan ik een overzicht krijgen van al mijn taken en besluiten? 

Binnen Easy2Meet kun je aan de linker zijde kiezen voor 'Meer' en vervolgens voor 'Besluiten' of 'Taken'. 


Tip: Je kunt taken en besluiten aanmaken buiten een vergadering om, eventueel gekoppeld aan een vergadertype.

Extra: Je kunt de taken- en besluitenlijst exporteren naar Excel.

 


 

In hoeverre kan ik de huisstijl van de organisatie toevoegen?

Het is mogelijk om een eigen agenda- en notulensjabloon vorm te geven. Waarbij de huisstijl volledig toegepast kan worden, zoals lettertype, lettergrootte en logo. Daarnaast kun je de lay-out van de automatisch gegenereerde e-mails aanpassen door lettertype, lettergrootte te wijzigen en logo toe te voegen.

 


 

Hoe kan ik vergaderingen kopiëren en inplannen voor meerdere weken/maanden? 

Zodra je een vergadering heeft aangemaakt is het mogelijk om deze te kopiëren. U kunt aangeven hoeveel, hoe vaak en met welke interval dit moet gebeuren.

 

Tip: Heb je al ver van te voren in beeld wanneer de vergaderingen plaats zullen vinden en wilt u deze alvast reserveren in de agenda's van de deelnemers? Kies er dan voor 'reserveer tijdvakken direct in agenda's'.

Extra: Wanneer je niet de exacte datum weet van de repeterende vergaderingen kun je wel alvast de vergaderingen aanmaken en later de datum aanpassen om vervolgens de vergaderverzoeken te versturen en/of de vergaderingen te publiceren. 

 


 

Hoe beheer ik mijn agendapunten in een aangemaakte vergadering? 

Wanneer je een vergadering opent zit je in het grote deel van uw scherm de opbouw van uw vergadering. Beginnend met Algemene informatie gevolgd door de vergaderdeelnemers en daaronder de Agendapunten. Hier kunt u Agendapunten aanmaken en beheren. 

 

Tip: U kunt ook agendapunten herindelen door gebruik te maken van de 3 zwarte puntjes die voor elk agendapunt staan. U kunt hiermee te agendapunten slepen naar de juiste plaats. 

Extra: Het is ook mogelijk om agendapunten te laten inspringen. Wanneer u met uw muis over een agendapunt heen gaat verschijnt er een zwart pijltje, hiermee kunt u het agendapunt laten inspringen naar het door u gewenste niveau.  

 


 

Ik wil alleen de vergadering aanmaken en alvast reserveren in de agenda's, zonder de vergadering inzichtelijk te maken voor de vergaderdeelnemers. Hoe doe ik dat? 

De agendapunten en vergaderstukken worden pas inzichtelijk zodra je de vergadering 'publiceert'. Tijdens het aanmaken van een vergadering kun je kiezen om wel alvast het vergaderverzoek te sturen of je kunt dit op een later moment doen. Dit is wenselijk wanneer je wellicht twijfelt op welke datum de vergadering daadwerkelijk plaatsvindt. Met andere woorden: een vergadering aanmaken doet je in drie stappen:
- aanmaken van de vergadering.
- plannen van de vergadering.
- publiceren van de vergadering.  

 


 

Ik wil de vergadering met agendapunten en vergaderstukken ter beschikking stellen voor de vergaderdeelnemers. Hoe doe ik dat? 

Zodra je de vergadering hebt aangemaakt, de agendapunten toegevoegd met alle vergaderstukken dan kun je de vergadering 'publiceren' rechtsboven in de vergadering. Hiermee krijgen de deelnemers een melding dat de vergadering te benaderen is via hun device.

 

Extra: Wanneer je nog extra agendapunten, vergaderstukken of opmerkingen wilt toevoegen na publicatie dan kunt je dit gewoon doen. Er komt dan een optie in beeld om eventueel een notificatie te sturen naar de deelnemers dat ze rekening moeten houden met aangebrachte wijzigingen in de vergadering.
 


 

Hoe kan ik de aanwezigheid van de deelnemers aanpassen in de notulen? 

Wanneer je de preview open hebt staan van uw notulen kunt u door te kiezen voor 'Aanwezigheid instellen' de aanwezigheid instellen per deelnemer.


Extra: Je kunt ook mensen toevoegen aan de notulen die geen toegang (nodig) hebben tot de vergadering.  

 


 

Ik wil dat een bepaald vergadertype niet meer te kiezen is bij het aanmaken van een vergadering, zonder deze te verwijderen. Hoe doe ik dat? 

Wanneer je in het menu naar 'vergadertypes' gaat, selecteert u het betreffende vergadertype en kiest u rechtsboven in uw scherm voor 'blokkeren'. 

 


 

Waar staan de annotaties opgeslagen en zijn deze vanaf verschillende devices te benaderen? 

De annotaties staan opgeslagen in de Azure (Cloud) database en kunnen vanaf elk device worden benaderd.


Tip: Wist je dat je annotaties ook kunt delen met specifieke vergaderdeelnemers? Klik binnen het vergaderstuk op de knop om een overzicht te krijgen van alle aangemaakte annotaties en regel per annotatie de deelinstellingen. 

 


 

Hoe lang blijven de vergaderstukken op een apparaat bewaard en worden de vergaderstukken versleuteld opgeslagen? 

De vergaderstukken worden maximaal 30 dagen op een apparaat bewaard en vervolgens verwijderd. Dit vanuit security oogpunt. Deze stukken zijn wel opnieuw te downloaden waarna ze nogmaals 30 dagen offline beschikbaar zijn. 

 

 


 

Het is niet altijd wenselijk dat externe deelnemers inloggen in Easy2Meet. Hoe krijgen deze deelnemers toch beschikking over de agenda en de bijbehorende vergaderstukken? 

Het is mogelijk om binnen Easy2Meet de modus van de vergaderdeelnemers (zowel intern als extern) te regelen. Ga naar 'deelnemers', selecteer de gebruiker en zet de deelname modus om van (standaard) app-deelname modus naar de email-deelname modus.

 

 

Over ons

Easy2Meet is ontworpen door een enthousiast ontwikkelteam van I4-YOU Business Solutions. Geboren uit de behoefte aan een intuïtieve gebruikersinterface. Gevoed vanuit jarenlange ervaring met to-the-point business oplossingen.


Lees meer


Copyright © 2018 - alle rechten voorbehouden - Privacy Statement - Cookies

Sluit venster Close



Kies je taal